Tin tức

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp làm việc với khách hàng theo quy trình nào?

Quy trình hợp tác giữa Doanh nghiệp/Tổ chức với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của một sự kiện.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể. Mục đích của tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt các thông điệp ý nghĩa đến với người tham dự và xã hội. Đồng thời tăng cơ hội tương tác trực tiếp với công chúng mục tiêu. Event được đánh giá là một trong những công cụ truyền thông hàng đầu và tạo ra những tư liệu marketing đắt giá cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Quy trình hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Các loại hình tổ chức sự kiện khác nhau có quy mô, tính chất, mục đích và vai trò khác nhau. Tuy nhiên, quá trình hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn bao gồm những bước cơ bản như sau:

1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng (Briefing)

Thông qua bước nhận Brief khách hàng, các Event Agency sẽ nắm được những thông tin cơ bản như: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện.

2. Xây dựng Concept và Theme

Concept chính là ý tưởng chủ đạo sự kiện. Một ý tưởng mới lạ, thú vị, khác biệt và truyền tải được đầy đủ nhất mong muốn của nhãn hàng sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ với khách mời…. Sau khi có concept, team làm event sẽ cần phát triển theme sao cho phù hợp với concept đã có. Nếu concept là “linh hồn” thì theme là “diện mạo” của event.

Để có được concept và theme, người làm event cần sáng tạo dựa trên các thông tin đã tiếp nhận ở bước 1, mục tiêu truyền thông của sự kiện và team sự kiện cần thực hiện brainstorm để cùng đưa ra ý kiến.

3. Viết kế hoạch (Proposal)

Từ concept và theme đã có, đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ phát triển ý tưởng và thực hiện các thiết kế. Sau đó phác thảo kế hoạch tổ chức sự kiện (làm proposal) dựa trên các ý tưởng vừa phát triển.

Proposal sẽ bao gồm các nội dung sau: tổng quan chương trình, ý tưởng (nội dung chương trình, ý tưởng thiết kế sân khấu,…), kịch bản chương trình, kế hoạch truyền thông, phân công nhân sự, … Một proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng bức tranh mang tính khả thi về sự kiện sẽ diễn ra, truyền đạt được toàn bộ ý tưởng đã sáng tạo.

Trong proposal, người làm kế hoạch cần thêm vào các thiết kế để giúp người đọc hình dung được hình ảnh của chương trình như: vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu, standee, thiết kế sân khấu 3D… Một trong những yếu tố giúp cho Event Agency nâng cao tỉ lệ thắng thầu là dựa vào thiết kế. Một thiết kế ấn tượng dựa trên ý tưởng hấp dẫn sẽ dễ dàng thu hút được nhiều thiện cảm khách hàng.

Một phần không thể thiếu nữa là báo giá đưa ra dựa trên ngân sách dự kiến của khách hàng.

4. Pitching (Thuyết trình kế hoạch)

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, báo giá, đại diện team sẽ gặp khách hàng để present (thuyết trình) kế hoạch tổ chức sự kiện. Thông qua việc thuyết trình, người đại diện sẽ truyền tải đầy đủ, hấp dẫn tất cả các nội dung trong bản kế hoạch, giúp cho khách hàng hình dung rõ nét nhất về sự kiện, tính khả thi của kế hoạch. Nếu bản kế hoạch tổ chức sự kiện đáp ứng được mong đợi của khách hàng, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, khách hàng sẽ chấp nhận hợp tác với team và tiếp tục đưa ra nhận xét và yêu cầu để agency tiếp tục chỉnh sửa, hoàn thiện kế hoạch. Sau đó Event Agency và khách hàng sẽ thực hiện đàm phán về giá và ký kết hợp đồng.

5. Tổ chức triển khai (Execution)

Ở bước này, Event Manager – người quản lý của sự kiện cần phân chia công việc và kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt sự kiện. Event Manager sẽ lên các bảng mô tả, phân công công việc (checklist), tiến độ, có các thời hạn (deadline) cụ thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, dàn dựng nghệ thuật, lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, thực hiện in ấn, tổng duyệt (rehearsal)… Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp. Đây là công đoạn yêu cầu sự phối hợp cao giữa Agency và Client, cũng như với các nhà cung cấp khác.

Trong sự kiện (At-Event), Event Manager thường sẽ là người đạo diễn chương trình, chỉ huy mọi hoạt động. Các thành viên trong team sẽ theo sự sắp xếp của đạo diễn để phối hợp với nhau giúp cho sự kiện diễn ra theo đúng kịch bản đã có, cũng như xử lý các tình huống phát sinh (nếu có). Giai đoạn này đòi hỏi các thành viên cần có sự tập trung và phối hợp ăn ý để sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Sau sự kiện (Post-Event), đội ngũ nhân sự sẽ thực hiện thu dọn, bàn giao địa điểm, thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, xử lý các vấn đề phát sinh về địa điểm, trang thiết bị (nếu có).

6. Kết thúc sự kiện

Một vài ngày sau sự kiện, Event Agency sẽ thực hiện gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng và thực hiện các thủ tục còn lại trong hợp đồng:

- Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh

- Hoàn thành các báo cáo nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

- Hoàn thành và gửi các sản phẩm, tư liệu về sự kiện cho khách hàng

- Đề nghị khách hàng thanh toán theo hợp đồng

Về nội bộ, event team cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm… từ phản hồi của khách hàng và những vị khách tham gia sự kiện để các dự án trong tương lai được triển khai hiệu quả hơn.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc hợp tác thực hiện một sự kiện giữa khách hàng và Event Agency. Nhưng trên thực tế, các bước tổ chức sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà là một quá trình dài với rất nhiều công việc được thực hiện bởi công ty tổ chức sự kiện. Vì thế nên việc hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện luôn là một lựa chọn được ưu tiên của các doanh nghiệp, tổ chức.

Với những chia sẻ về quy trình hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên đây, HEMERA MEDIA hi vọng bạn có những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp/tổ chức. HEMERA MEDIA là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội với: