Lập kế hoạch là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Một kế hoạch hoàn chỉnh sẽ giúp cho người quản lý sự kiện có thể hạn chế được những rủi ro trong quá trình tổ chức và theo dõi các hạng mục công việc dễ dàng hơn. Sau đây là các bước cơ bản để lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
1. Xác định các thông tin cơ bản của sự kiện
Trong bước đầu tiên, người lập kế hoạch cần nắm được những thông tin cơ bản bao gồm: thời gian, địa điểm, quy mô, mục đích, mục tiêu và thông điệp của sự kiện. Từ đó, xác định các mốc thời gian để lên kế hoạch cho quá trình tổ chức, các thông tin để sáng tạo và xây dựng chương trình.
2. Xây dựng ý tưởng và kịch bản chương trình sự kiện
Từ những thông tin đã có, team event sẽ xây dựng ý tưởng cho sự kiện, thực hiện các thiết kế mô phỏng concept của sự kiện và xây dựng kịch bản chi tiết các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.
3. Xác định các hạng mục công việc cần làm
Trong bước tiếp theo, người lập kế hoạch dựa trên kịch bản chi tiết để xác định các hạng mục công việc cần thực hiện chuẩn bị cho sự kiện như hạng mục sản xuất, hạng mục nghệ thuật, …
4. Lập kế hoạch cho các hạng mục công việc
Đây là bước đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của một sự kiện. Người lập kế hoạch cần nắm được tất cả các công việc cần thực hiện và có khả năng ước lượng để xây dựng được một kế hoạch chi tiết cho các hạng mục công việc khác nhau. Kế hoạch càng chi tiết thì mức độ thành công càng cao. Công việc này đòi hỏi những người có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm thực chiến.
5. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Quảng bá cho sự kiện cũng là một trong những bước cần thiết. Sự kiện cần được truyền thông rộng rãi để có thể tiếp cận được nhiều nhất các đối tượng mục tiêu. Tùy vào mục đích và mục tiêu của từng sự kiện, kế hoạch truyền thông sẽ được xây dựng chi tiết theo từng giai đoạn khác nhau của chương trình.
6. Giám sát tiến độ thực hiện
Sau khi đã có kế hoạch chi tiết, người lập kế hoạch sẽ thực hiện phân chia công việc và kết nối với các nhà cung cấp khác để thực hiện các hạng mục sản xuất theo kế hoạch. Bên cạnh đó, người lập kế hoạch sẽ thực hiện giám sát chặt chẽ toàn bộ quá trình thực hiện trong từng giai đoạn để kịp thời có những điều chỉnh khi gặp những vấn đề bất ngờ.
7. Đánh giá và đo lường kết quả thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, người lập kế hoạch sẽ thực hiện đánh giá, đo lường kết quả của kế hoạch để đưa ra những điểm mạnh và điểm yếu của bản kế hoạch đó. Từ đó rút ra kinh nghiệm và cải thiện nhữn điểm chưa tốt trong các sự kiện sau.
Trên đây là hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện cơ bản được Hemera tổng hợp. Mong rằng những thông tin chúng tôi mang đến có thể giúp ích cho các bạn trong quá trình chuẩn bị sự kiện. Hãy cùng đón chờ những kiến thức hữu ích về ngành sự kiện trong những bài viết sau của chúng tôi!