Hybrid Event là giải pháp tổ chức sự kiện online (trực tuyến) kết hợp với các hoạt động offline (trực tiếp). Tổ chức sự kiện Hybrid hiện đang là xu hướng được ưa chuộng trong ngành sự kiện.
Hybrid Event cho phép khách mời tham gia từ xa thông qua các công nghệ trực tuyến, đồng thời vẫn có thể tương tác và giao lưu trực tiếp với những người tham gia khác trong sự kiện offline.
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện Hybrid
Hướng dẫn diễn giả sử dụng các thiết bị hỗ trợ
Hybrid Event là một giải pháp tổ chức sự kiện có sử dụng nhiều công nghệ liên quan đến việc kết nối từ xa với các diễn giả. Vì vậy ban tổ chức cần lưu ý 1 số điểm như:
- - Đảm bảo cấp quyền truy cập và hướng dẫn diễn giả sử dụng phần mềm tổ chức sự kiện. Diễn giả khi kết nối từ xa nên ở trong không gian yên tĩnh, sử dụng background của chương trình (nếu có)
- - Các diễn giả tham gia trực tiếp cần được hướng dẫn sử dụng các thiết bị hỗ trợ như thiết bị điều chỉnh slide, màn hình nhắc, màn hình tương tác, tai nghe, …
- - Ban tổ chức nên chuẩn bị kịch bản phối hợp giữa các diễn giả để đảm bảo các hoạt động tương tác giữa các diễn giả diễn ra nhịp nhàng.
Chuẩn bị kĩ các thiết bị hỗ trợ và đường truyền
Thực hiện việc kiểm tra liên tục các thiết bị hỗ trợ sự kiện bao gồm:
- - Microphone và loa
- - Màn hình, máy chiếu
- - Các thiết bị máy tính hỗ trợ kết nối trực tuyến
- - Các thiết bị mạng và công nghệ kết nối
- - Thiết bị livestream
- - Camera quay phim
Thông thường với các sự kiện online, đơn vị tổ chức sẽ chuẩn bị từ 2 đường truyền Internet riêng, một đường được cung cấp cho khách mời tham dự và đường truyền còn lại dành riêng cho các thiết bị kết nối và phát sóng trực tiếp của ban tổ chức.
Lựa chọn nền tảng kết nối phù hợp
Hiện nay có rất nhiều các nền tảng kết nối hỗ trợ tổ chức sự kiện Hybrid. Ban tổ chức cần dựa trên yêu cầu của khách hàng và nội dung của sự kiện để lựa chọn các nền tảng hỗ trợ phù.
Gợi ý một số tiêu chí lựa chọn nền tảng:
- - Tổng thời lượng diễn ra sự kiện: Mỗi nền tảng kết nối trực tuyến sẽ có những giới hạn và các quy định về thời gian khác nhau. Zoom giới hạn các cuộc gọi trên 40 phút cần nâng cấp lên gói trả phí, Google Meet giới hạn cuộc gọi trong vòng 1 giờ.
- - Số lượng khách mời tham gia: Ban tổ chức cần tìm hiểu quy định về số người tham gia của các nền tảng để có thể có lựa chọn phù hợp với quy mô của từng sự kiện. Với Microsoft Teams, mỗi cuộc họp video giới hạn tối đa 150 người. Với Zoom, các cuộc họp trên 100 người tham gia cần sử dụng gói tính phí.
- - Mức độ bảo mật: Tùy vào từng loại sự kiện, mức độ bảo mật sẽ được yêu cầu khác nhau. Với các sự kiện cấp cao, việc lựa chọn nền tảng có độ bảo mật lớn là vô cùng quan trọng.
- - Mức độ tiện lợi, phổ biến: Nền tảng được lựa chọn cần phù hợp với những khách mời tham gia, thân thiện với người dùng.
- - Chi phí: Đây cũng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn nền tảng hỗ trợ sự kiện hybrid. Nền tảng cần đáp ứng được các tính năng cần thiết với chi phí phù hợp với ngân sách của sự kiện.
- - Khả năng tương tác: bao gồm tính năng như chat, học nhóm, tính năng đặt câu hỏi và bình luận. Một số nền tảng họp trực tuyến cho phép người dùng cài đặt thêm ứng dụng mở rộng “Plug in” để thực hiện thêm nhiều loại tương tác như bình chọn, khảo sát, làm bài test…
- - Tổ chức hội thảo song ngữ: Hiện tại, Zoom (hạng Doanh nghiệp trở lên) là phần mềm phổ biến nhất phân quyền được cho phiên dịch viên và cho phép người dùng lựa chọn ngôn ngữ khi tham gia họp trực tuyến.
Với bất kỳ nền tảng kết nối nào được lựa chọn, ban tổ chức cũng cần có những tìm hiểu kĩ lượng về các tính năng cũng như cách hoạt động.
Lưu ý với sự kiện livestream
Nhiều sự kiện livestream trên nền tảng Mạng xã hội gặp sự cố liên quan tới vi phạm bản quyền âm thanh dẫn tới video bị tắt tiếng/ gián đoạn hoặc bị gỡ khỏi nền tảng. Các đoạn nhạc vi phạm có thể đến từ 1 phần video phát trong sự kiện/ nhạc dạo, nhạc chào mừng… Vì vậy ban tổ chức cần thận trọng trong việc lựa chọn nhạc trên sóng livestream.
Trên đây là một số lưu ý khi tổ chức sự kiện hybrid được Hemera tổng hợp. Mong rằng những thông tin chúng tôi mang đến có thể giúp ích cho các bạn trong quá trình chuẩn bị sự kiện. Hãy cùng đón chờ những kiến thức hữu ích về ngành sự kiện trong những bài viết sau của chúng tôi!